Informații generale pentru
Doctoranzii IOSUD-UVT
Șabloane și formulare utile
Doctoranzii au la dispoziție șabloane editabile online pentru diverse solicitări administrative. Acestea pot fi completate digital și semnate electronic, pentru a facilita procesul de depunere.
Anexa 3A: Planul anual al Comisiei de Îndrumare și Integritate Academică (începând cu doctoranzii admiși în 2024) (link)
Evaluarea anuală a Comisiei de Îndrumare și Integritate Academică (începând cu doctoranzii admiși în 2024) (link)
Proces-verbal Raport (link)
Cerere amânare referat (raport științific) (link)
Cerere schimbare titlu teză (link)
Cerere schimbare conducător științific (link)
Cerere întrerupere studii (link)
Cerere reluare studii (link)
Cerere prelungire studii (link)
Memoriu pentru suport financiar (mobilități, taxe etc.) (link)
Unde se trimit cererile?
Reguli de procesare
[Accesează șabloanele oficiale] (buton/link către pagina cu documente)
Mobilități internaționale
Doctoranzii pot beneficia de mobilități internaționale în cadrul programului Erasmus+ și al altor inițiative internaționale. Aceste mobilități pot fi recunoscute și integrate în planul de cercetare individuală, cu acordul conducătorului de doctorat și al comisiei de îndrumare.
Mai multe informații despre mobilități UVT
Pentru mai multe informații, contactează:
Direcția de Relații Internaționale (DRI)
Email: international@e-uvt.ro
Locație: Sediul Central UVT, Bd. Vasile Pârvan nr. 4, Camera 155
Acordarea Avizului de Etică în Cercetare la UVT
Obținerea avizului de etică pentru cercetare în cadrul Universității de Vest din Timișoara (UVT) asigură respectarea tuturor criteriilor specifice domeniului de cercetare, conform Ghidului privind respectarea eticii în proiecte/studii de cercetare–inovare cu finanțare europeană și anexelor acestuia.
Avizul este necesar pentru derularea cercetărilor din cadrul programului de studii doctorale.
Înregistrarea proiectului la DMACDI
Toate cercetările pentru care se solicită avizul de etică trebuie înregistrate la Direcția pentru Managementul Activităților de Cercetare – Dezvoltare – Inovare (DMACDI).
Documentele necesare pentru înregistrare:
Titlul proiectului/studiului
Rezumatul proiectului
Aspectele etice vizate (subiecți umani, materiale biologice, date personale, studii pe animale, impact asupra mediului, securitate, conflict de interese etc.)
Obiectivele științifice ale proiectului
Subiecții implicați și consimțământul informat
Materialele și echipamentele utilizate
Metodologia de lucru
Rezultatele preconizate
Procedura de obținere a avizului de etică
1) Sesizarea Consiliului Științific al Cercetării și Creației Universitare: Se depune documentația la DMACDI, incluzând formularul de solicitare și declarația pe proprie răspundere.
2) Analiza documentelor de către Consiliul Științific: Pot fi solicitate documente suplimentare, dacă este necesar.
3) Decizia Consiliului Științific:
- Aviz favorabil
- Aviz favorabil condiționat (în lipsa unor autorizații necesare, care trebuie obținute înainte de începerea proiectului)
- Aviz nefavorabil (în cazul unor probleme etice care pot aduce prejudicii)
Dosarul pentru avizul de etică
Dosarul pentru avizul de etică trebuie să conțină:
Formularul de solicitare a avizului de etică
Declarația pe proprie răspundere privind respectarea regulamentului UVT
Alte documente relevante (conform ghidului etic pentru cercetare)
Detalii și documente necesare:
Etica în cercetare – UVT
Sprijin oferit studenților-doctoranzi
Condiții pentru accesarea fondurilor
Pot beneficia studenții aflați în stagiu doctoral de 3/4 ani.
IMPORTANT: Prin excepție, studenții-doctoranzi aflați în perioada de prelungire, care au ocupat un loc cu finanțare de la buget, pot beneficia de sprijin financiar exclusiv pentru a acoperi taxele de publicare a rezultatelor activității de cercetare doctorală.
Important de știut înainte de eveniment!
- Aprobarea trebuie obținută anterior evenimentului.
- La depunerea documentelor, este necesar să completați formularul de status pentru a primi actualizări privind procesarea acestora folosind adresa instituțională.
- Link status memoriu justificativ
- Toate formularele trebuie să menționeze sursa 2001 și domeniul de doctorat corespunzător.
- Pentru fiecare eveniment, se va depune o singură cerere care să includă, după caz, toate cheltuielile aferente (transport, taxă de participare și cazare după caz), deoarece nu sunt acceptate cereri separate pentru același eveniment.
- Suma din memoriu trebuie să corespundă cu suma indicată în cererea pentru dispoziția de deplasare externă sau în ordinul de deplasare intern. Suma se exprimă în lei, rotunjită în sus, conform cursului valutar BNR, fără zecimale. Dacă este cazul, echivalentul în altă monedă se menționează în paranteze.
- Sumele totale sunt maximale pentru fiecare categorie și nu pot fi compensate între ele.
Dacă vrei să publici
Pasul 1. Aprobarea
- Memoriul justificativ este semnat în original, cu semnătură olografă, de către doctorand și profesorul coordonator.
- Se atașează acceptul de publicare la memoriu justificativ.
- Se aduce memoriu justificativ în original la Biroul de Studii Doctorale (B-dul Vasile Pârvan nr. 4, birou 155, Timișoara).
Pasul 2. Decontarea
2.1. Decont personal
Documente necesare:
- Formular de decont semnat de doctorand, în original, listat față + verso;
- Factura, în original;
- Dovada plății (chitanță / extras de cont);
- CI, în copie;
- Extras bancar cu IBAN personal.
2.2. Plata realizată de către departamentul financiar (în ~ 2 săptămâni)
Trebuie să se obțină factura cu datele UVT: Universitatea de Vest din Timișoara, B-dul Vasile Pârvan nr. 4, Timișoara, CUI 4250670 (în România) / RO 23641900 (în străinătate)
IMPORTANT: În cazul articolelor cu mai mulți autori, se va accepta spre decontare doar suma ce revine proporțional, din valoarea totală a taxei, autorilor afiliați UVT și la universități din străinătate.
Dacă vrei să participi online la un eveniment în România sau în străinătate
Pasul 1. Aprobarea (înainte de eveniment)
Este necesară o aprobare prealabilă cu cel puțin o săptămână înainte de eveniment.
- Memoriul justificativ este semnat în original, cu semnătură olografă, de către doctorand și profesorul coordonator.
- Se atașează acceptul de participare/ afișul conferinței la memoriu justificativ.
- Se aduc cele 2 documente la Biroul de Studii Doctorale (B-dul Vasile Pârvan nr. 4, birou 155, Timișoara)
Pasul 2. Decontarea (după eveniment)
2.1. Decont personal
Documente necesare:
- Formular de decont semnat de doctorand, în original, listat față + verso;
- Factura, în original;
- Dovada plății (chitanță / extras de cont);
- Certificat de participare, în copie;
- CI, în copie;
- Extras bancar cu IBAN personal.
2.2. Plata realizată de către departamentul financiar (în ~ 2 săptămâni)
Trebuie să se obțină factura cu datele UVT: Universitatea de Vest din Timișoara, B-dul Vasile Pârvan nr. 4, Timișoara, CUI 4250670 (în România) / RO 23641900 (în străinătate). Detalii plată: taxă participare nume doctorand, eveniment.
După eveniment, se aduce certificatul de participare, în copie, la biroul 155.
Dacă vrei să participi fizic la un eveniment în România
Pasul 1. Aprobarea (înainte de eveniment)
Este necesară o aprobare prealabilă și depunerea documentelor cu cel puțin o săptămână înainte de eveniment.
- Memoriul justificativ este semnat în original, cu semnătură olografă, de către doctorand și profesorul coordonator.
- Se atașează acceptul de participare/ afișul conferinței / invitația la memoriu justificativ.
- Se aduce memoriu justificativ în original la Biroul de Studii Doctorale (B-dul Vasile Pârvan nr. 4, birou 155, Timișoara).
IMPORTANT: Doctorandul întocmește ordinul de deplasare intern, iar aprobarea durează aproximativ 5 zile lucrătoare. După aprobare, documentul poate fi ridicat de la biroul 155, sediul central UVT. Ordinul de deplasare este semnat și stampilat la eveniment de către organizatori.
OBSERVAȚIE: Taxa de participare poate fi achitată de către departamentul financiar, înainte de eveniment (proces de plată de aproximativ 2 săptămâni)
Trebuie să se obțină factura cu datele UVT: Universitatea de Vest din Timișoara, B-dul Vasile Pârvan nr. 4, Timișoara, CUI 4250670 (în România). Detalii plată: taxă participare nume doctorand, eveniment.
Pasul 2. Decontarea (după eveniment)
La ordinul de deplasare (se semnează la titular de către doctorand) în original, se atașează după caz:
- Pentru cazare:
- Factura, în original;
- Dovada plății, chitanță sau extras de cont;
- Pentru transport:
- cu autoturismul personal: bonuri de benzină care să acopere aproximativ distanța parcursă pe varianta cea mai scurtă
- cu avionul: factura (în original), dovada plății (chitanță sau extras de cont) și tichete de îmbarcare;
- tren: bilete de tren;
- autobuz: bilet de autobuz cu valoare sau factura și chitanță/extras de cont;
- Pentru taxă participare:
- Factura, în original;
- Dovada plății, chitanță sau extras de cont;
- Certificat de participare, în copie;
- CI, în copie;
- Extras bancar cu IBAN personal.
LIMITĂ CAZARE în România: *265 lei/noapte*
Dacă vrei să participi fizic la un eveniment în străinătate
Pasul 1. Aprobarea (înainte de eveniment)
Este necesară o aprobare prealabilă și depunerea documentelor cu cel puțin o lună înainte de eveniment.
- Memoriul justificativ este semnat în original, cu semnătură olografă, de către doctorand și profesorul coordonator.
- Se atașează acceptul de participare/ afișul conferinței / invitația la memoriu justificativ.
- Se aduce memoriu justificativ în original la Biroul de Studii Doctorale (B-dul Vasile Pârvan nr. 4, birou 155, Timișoara).
IMPORTANT: Doctorandul întocmește și semnează olograf cu pixul cerere pentru dispoziția de deplasare externă. Obține semnăturile olografe cu pixul ale coordonatorului (la secțiunea Avizul Directorului de Departament) și a directorului de școală doctorală (la secțiunea Avizul Decanului) și o aduce la biroul 155. După aprobare, dispoziția de deplasare externă va fi transmisă prin e-mail și poate fi ridicat de la biroul 156, Relații Internaționale.
OBSERVAȚIE: Taxa de participare poate fi achitată de către departamentul financiar, înainte de eveniment (proces de plată de aproximativ 2 săptămâni)
Trebuie să se obțină factura cu datele UVT: Universitatea de Vest din Timișoara, B-dul Vasile Pârvan nr. 4, Timișoara, CUI 4250670 (în România)/ RO 23641900 (în străinătate). Detalii plată: taxă participare nume doctorand, eveniment.
Pasul 2. Decontarea (după eveniment)
La formularul de decont extern, tipărit față-verso, semnat în original de către doctorand, se atașează, după caz:
- Pentru cazare:
- Factura, în original;
- Dovada plății, chitanță sau extras de cont;
- Pentru transport:
- cu autoturismul personal: bonuri de benzină care să acopere aproximativ distanța parcursă pe varianta cea mai scurtă;
- cu avionul: factura (în original), dovada plății (chitanță sau extras de cont) și tichete de îmbarcare;
- tren: bilete de tren;
- autobuz: bilet de autobuz cu valoare sau factura și chitanță/extras de cont;
- Pentru taxă participare:
- Factura, în original;
- Dovada plății, chitanță sau extras de cont;
- Certificat de participare, în copie;
- CI, în copie;
- Extras bancar cu IBAN personal.
LIMITĂ CAZARE în străinătate: Conform HG 518, în funcție de destinație (Link)
Dacă vrei să achiziționezi produse sau servicii aferente activităților de cercetare prevăzute în contratul de studii
În funcție de ce dorești să cumperi, trebuie să știi că:
- Achiziția trebuie să fie inclusă în planul anual de achiziții UVT. Pentru mai multe informații, trimite-ți un mail la doctorat@e-uvt.ro.
- Solicitările trebuie făcute din timp, nu pe ultima sută de metri.
IMPORTANT: Trebuie menționată suma totală pe memoriu justificativ (cu tot cu TVA unde este cazul). Verifică valoarea estimată a produsului/serviciului (poți cere oferte sau să te informezi online) ca să știi de ce buget ai nevoie.
Documente necesare:
- Memoriul justificativ este semnat în original, cu semnătură olografă, de către doctorand și profesorul coordonator.
- Se atașează un caiet de sarcini în care descrii exact ce vrei să cumperi (cerințe tehnice, funcționale etc.).
- Se aduce memoriu justificativ în original la Biroul de Studii Doctorale (B-dul Vasile Pârvan nr. 4, birou 155, Timișoara).
IMPORTANT: După ce memoriul este aprobat se păstrează legătura cu administratorul facultății (după caz) care ajută doctorandul să completeze referatul de necesitate și întocmește propunerea de achiziție.
Formulare necesare
Formularele și cererile necesare pentru decont pot fi accesate și descărcate de aici:
- Declarație publicare (Link);
- Memoriu justificativ (Link);
- Cererea de deplasare internă și cererea: formularele tipizate se preiau de la registratura UVT sau biroul 155
- Formular de decont intern (se listează față-verso): editabil (Link);
- Cerere de deplasare externă (Link);
- Formular de decont extern (se listează față-verso): editabil (Link) și în varianta .pdf (Link);
Sprijin studenți-doctoranzi care desfășoară activități didactice
Lista documentelor necesare dosarului în vederea desfășurării activităților didactice în regim de plata cu ora
Cerere tip adresată Rectorului, conform modelului din Anexa 6 (link);
Copie act de identitate;
Extras de la bancă cu contul IBAN;
Adeverință de la medicul de familie care adeverește că persoana este clinic sănătoasă (apt de muncă);
Curriculum Vitae – date de contact;
Copie acte studii (licență, master, doctorat);
Certificat de cazier judiciar;
Certificat de integritate comportamentală;
Alte documente, în copie, care dovedesc competențele deținute.
Prelungirea sau întreruperea studiilor doctorale
Studenții doctoranzi care nu reușesc să finalizeze studiile doctorale în termenul standard de 4 ani au două opțiuni principale: prelungirea studiilor sau întreruperea acestora.
Aveți dreptul să solicitați prelungire sau întrerupere a studiilor doctorale, dar este important să discutați din timp cu conducătorul de doctorat și să respectați procedurile universitare. Durata totală a studiilor doctorale (inclusiv cu prelungire) nu poate depăși 6 ani, exceptând perioadele de întrerupere.
Prelungirea duratei studiilor doctorale
Dacă sunteți la finalul celor patru ani de studii doctorale și aveți nevoie de mai mult timp pentru a finaliza teza, puteți solicita prelungirea perioadei de studii doctorale:
- Durata maximă a prelungirii (cumulată, în cazul în care solicitați mai multe prelungiri): 2 ani.
- De regulă, în UVT se aprobă prelungiri pentru 6 luni sau 1 an de zile, cu posibilitatea de a prelungi ulterior (dacă mai aveți nevoie, în limita maximului de doi ani de perioade cumulate de prelungire)
- Condiții:
- puteți solicita prelungirea doar după ce ați parcurs cei patru ani de studii doctorale, înainte de finalizarea anului IV, dacă sunteți un doctorand activ care nu este propus pentru exmatriculare, însemnând faptul că ați acumulat cel puțin 120 de credite ECTS în primii patru ani de studii doctorale;
- pentru solicitarea prelungirii trebuie să invocați un motiv întemeiat (de exemplu, întârzieri în realizarea unor cercetări sau în finalizarea tezei, motive medicale, personale etc.)
- Important:
- În această perioadă de prelungire, NU beneficiați de bursă, chiar dacă ați avut anterior și NICI de o altă formă de sprijin financiar din partea IOSUD-UVT, cu excepția posibilității de a deconta cheltuielile de publicare a rezultatelor cercetării din teză, în conformitate cu procedurile UVT.
- Perioada de prelungire implică achitarea unei taxe. Sunt exceptați de la taxă doar cei care, la finalul anului patru, depun prima cerere de prelungire pentru șase luni și reușesc să susțină public teza de doctorat în interiorul acestui interval.
- În această perioadă vă păstrați calitatea de student-doctorand (puteți solicita adeverință, puteți beneficia de alte facilități specifice studenților-doctoranzi cum ar fi cazare, transport în comun etc.)
Întreruperea studiilor doctorale
Dacă apar probleme personale, de sănătate sau alte situații care vă împiedică să continuați temporar, puteți cere o întrerupere:
- Durata maximă a prelungirii (cumulată, în cazul în care solicitați mai multe întreruperi): 2 ani.
- UVT este mai flexibilă cu privire la perioada de întrerupere, acesta fiind ajustată în funcție de nevoi (de exemplu, trei luni). UVT poate accepta o revenire în activitate mai repede decât durata prevăzută
- Întreruperea poate fi solicitată atât pe parcursul primilor patru ani de studii doctorale, cât și în perioadele de prelungire. Pentru solicitarea întreruperii trebuie să invocați un motiv întemeiat care nu are legătură cu activitatea doctorală (de exemplu, întârzieri în realizarea unor cercetări), ci motive care justifică suspendarea temporară a studiilor doctorale (motive medicale, personale etc.)
- Important:
- În perioada întreruperii, activitatea doctorală este suspendată, inclusiv calitatea de student doctorand este suspendată;
- Nu veți beneficia de bursă, dar anii de întrerupere nu se adaugă la durata maximă de studiu (deci nu sunt considerați parte din cei 4 sau 6 ani)
- Nu există vreo taxă de plătit
- După reluare, veți continua studiile doctorale de unde ați rămas.
Alegerea studenților-doctoranzi reprezentanți
Existența a trei locuri pentru doctoranzi în CSUD și un loc dedicat în consiliul fiecărei școli doctorale. Pentru a candida, verificați informațiile publicate de OSUT.
Deschiderea perioadei de depunere a candidaturilor pentru un loc de student-doctorand reprezentant este, de regulă, anunțată prin intermediul informărilor OSUT pe adresa de e-mail instituțională.
Regulamentul de alegere a studenților reprezentanți din UVT (Link)